Khi hỏi các PM/PO về ph khó khăn nhất trong công việc, thường tôi sẽ nhận được một câu trả lời là: “Việc quyết định thứ tự ưu tiên các task trong backlog”. Vì một PM luôn phải chắc chắn rằng chúng ta đang xây dựng một sản phẩm phù hợp với thị trường và khách hàng với lượng tài nguyên có hạn, nếu quyết định ưu tiên sai một công việc cần làm trước thôi cũng có thể khiến cả quá trình xây dựng sản phẩm “chệch khỏi đường ray”.

Người làm PM phải biết hoàn thành hạng mục công việc mang lại giá trị lớn nhất hoặc mang tính logic nhất trong backlog theo thứ tự ưu tiên – đây cũng là nhiệm vụ quan trọng nhất của PM. Thông thường, cách dễ dàng nhất mà các PM hay thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ này đó là “Đánh giá các nhóm hạng mục sau đó sắp xếp thứ tự ưu tiên theo tính quan trọng và mức độ khẩn cấp của từng hạng mục đó”. Điều làm việc này trở nên khó khăn không phải là việc thiếu resource (chi phí, nhân lực, thời gian) mà chính là biến số, sự mơ hồ không chắc chắn trong mỗi lựa chọn của PM. 

Tất nhiên để hạn chế được điều này rất nhiều công ty IT đã sử dụng các phương pháp quyết định thứ tự ưu tiên (Prioritization Techniques) khác nhau. Trong bài viết này tôi sẽ đề cập đến 4 phương pháp phổ biến nhất, phân tích đặc điểm và tình huống sử dụng của chúng. 

1. MoSCOW: 

Đây là phương pháp tiếp cận đơn giản, phù hợp nhất cho những dự án/service nhỏ và không phức tạp.

Đặc điểm: 

Đây là phương pháp được sử dụng phổ biến để phân biệt giữa task quan trọng và không khi quản lý các dự án thực hiện theo phương pháp Agile. Thường được sử dụng khi PM/PO muốn truyền đạt nội dung task mình đang thực hiện và giải thích lý do đến các bên liên quan như các managers, team leadership, khách hàng. MoSCOW là viết tắt của Must Have, Should Have, Could Have, Won’t Have. Careerly đã từng có bài viết giải thích kỹ về phương pháp này, các bạn có thể tham khảo tại đây

Trường hợp sử dụng: 

MoSCoW là phương pháp đơn giản tuy nhiên không phải lúc nào nó cũng phát huy hiệu quả. Ví dụ nếu dự án nhạy cảm với thời gian phát hành thì nên sử dụng phương pháp quyết định thứ tự ưu tiên mang tính bao quát trước rồi bổ sung thêm bằng phương án MoSCoW. Ngược lại nếu đây là dự án của sản phẩm cỡ nhỏ không mang tính phụ thuộc và không bị giới hạn về mặt kỹ thuật thì phương pháp MoSCow là phương án hợp lý. 

2. Walking Skeleton:

Phương pháp này thường được sử dụng để quyết định thứ tự ưu tiên các tính năng cần có của MVP (Sản phẩm khả dụng tối thiểu), thông qua phương pháp này PM có thể xác định được tính năng nào quan trọng tuyệt đối để khiến sản phẩm trở nên khả dụng. 

** Để đọc thêm về PoC, Prototype và MVP, bạn có thể đọc bài viết của Careerly tại đây: https://blog.careerly.vn/newsletter/phan-biet-poc-prototype-mvp/

Đặc điểm: 

Phương pháp này quyết định thứ tự ưu tiên của các tính năng sao cho phù hợp với trọng tâm trong user story.  (Tìm hiểu thêm về user story tại đây) https://blog.careerly.vn/newsletter/viet-user-story-bang-invest/

Do đó, chúng ta có thể ứng dụng phương pháp này như sau:

1. Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các user story.
2. Chọn ra những tính năng quan trọng nhất để sản phẩm khả dụng.
3. Sản phẩm phải vừa khả dụng vừa phản ánh đủ được giá trị business, do đó dù sản phẩm còn trong trạng thái giới hạn kỹ thuật nhiều thì PM phải sắp xếp story map hợp lý.

Trường hợp sử dụng:

Walking Skeleton rất hữu dụng để mang lại thành quả nhãn tiền cho MVP. Tuy nhiên để phát hành sản phẩm có tính năng phức tạp hơn và mang giá trị bền vững thì nên hạn chế sử dụng phương pháp này. 

3. RICE (Reach, Impact, Confidence, Effort)

Đây là phương pháp cần một chút tính toán để xác định thứ tự ưu tiên theo điểm số.

Đặc điểm:

RICE là viết tắt của Reach, Impact, Confidence và Effort, đây là các biến cần nhập giá trị khi đánh giá mỗi tính năng và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho chúng.

1. Reach – Phạm vi tiếp cận, tức số người dùng sử dụng một tính năng nào đó  trong thời gian nhất định. Các chỉ số đánh giá sản phẩm thực tế có thể là DAU (Daily Active User, lượng người dùng tích cực trong một ngày) hoặc MAU (Monthly Active User, lượng người dùng tích cực trong một tháng). Ví dụ bạn muốn đánh giá các mục cải thiện của trang hỗ trợ khách hàng thì số người dùng truy cập vào trang của bạn trong vòng một tháng có thể là chỉ số Reach của bạn.
2. Impact – Chỉ số mức độ ảnh hưởng khi người dùng sử dụng tính năng này của sản phẩm, giá trị này mang tính tương đối. Có thể tham khảo cách cho điểm như sau:

“Ảnh hưởng rất lớn” 3 điểm, “ảnh hưởng lớn” 2 điểm,”ảnh hưởng trung bình” 1 điểm, “ảnh hưởng thấp” 0.5 điểm, “ảnh hưởng rất thấp” 0.25 điểm.

3. Confidence – Độ tin cậy, tức giá trị này đánh giá độ lớn những “ưu đãi’ mà tính năng này mang đến cho người dùng. Ví dụ độ tin cậy tuyệt đối là 100 điểm, độ tin cậy trung bình 80, độ tin cậy thấp 50. Lưu ý tất cả những chỉ số này nên được đánh giá khách quan. 
4. Effort: Thời gian mà team Product, Design, Engineer dành để xây dựng sản phẩm, có thể tính toán giá trị này theo số thời gian hoặc theo số nhân lực.

Sau khi nhập xong các giá trị cho các biến, áp dụng công thức sau:

ĐIỂM RICE= (Reach*Impact*Confidence)/Effort. 

Điểm Rice càng cao thì thứ tự ưu tiên càng cao. 

Trường hợp sử dụng:

Phương pháp RICE rất hiệu quả để nhìn tổng quát về mọi mặt của sản phẩm khi quyết định thứ tự ưu tiên. Ví dụ: khi sử dụng RICE để xác định ưu tiên tính năng của sản phẩm, khi sản phẩm được phát hành và bắt đầu vòng đời của nó thì chúng ta có thể nhìn rõ ràng hơn về khía cạnh khách hàng. Ngoài ra vì lý do này mà RICE không phải là một phương pháp phù hợp để đánh giá thứ tự ưu tiên khi xây dựng MVP.

4. KANO:

Đây là phương pháp sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên nền tảng khách hàng. Phương pháp này xuất phát từ sự thật rằng có sự khác nhau giữa mức độ hài lòng và hành động khách hàng về một tính năng của sản phẩm/dịch vụ.

Đặc điểm:

Phiên bản áp dụng mô hình Kano cơ bản nhất chính là chia các tính năng user backlog point theo 4 tiêu chuẩn sau: must-be, performance, attractive, indifferent. Vì phương pháp này sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa vào mức độ hài lòng và ý kiến của khách hàng do đó trước khi áp dụng phương pháp này, PM cần thực hiện khảo sát và phỏng vấn khách hàng. 

1. Must-be: Dựa trên ý kiến khách hàng, tính năng này bắt buộc phải có để làm sản phẩm có ý nghĩa.Tính năng Must-be này có thể đồng nhất với tính năng “must have” trong MoSCOW. 
2. Performance: Đây là tính năng không quá cần thiết để sản phẩm/dịch vụ trở nên khả dụng nhưng đây là tính năng khách hàng rất mong muốn được sử dụng. Nếu đưa các tính năng người dùng mong đợi vào sản phẩm thì có thể duy trì được mức độ hài lòng của người dùng ngược lại nếu không thể cung cấp được các tính năng này thì rất có khả năng người dùng sẽ cảm thấy thất vọng, vì vậy đây là một tính năng cần lựa chọn cẩn thận.
3. Attractive: Đây là tính năng làm tăng thêm mức độ hài lòng của người dùng. Về cơ bản, khách hàng không quá mong đợi ở tính năng này nhưng nếu sản phẩm có tính năng này sẽ mang lại một điểm đặc biệt tốt cho sản phẩm. 
4. Indifferent: Đây là tính năng hầu như không ảnh hưởng đến mức độ hài lòng của khách hàng. Tức, đây là sản phẩm khách hàng hầu như không quan tâm.

5. So sánh các kỹ thuật:

Để hiểu rõ hơn về tình huống sử dụng 4 phương pháp trên hiệu quả, tôi có lập một bảng so sánh, hi vọng qua bảng này các PM có thể hiểu rõ hơn về tình huống mình có thể sử dụng các phương pháp xác định thứ tự ưu tiên thực hiện task/tính năng sản phẩm.

Việc biết tới các kĩ thuật trên không đảm bảo khả năng đánh giá ưu tiên một cách hoàn hảo, tuy nhiên nếu kết hợp với việc cân nhắc thời điểm, hoàn cảnh sử dụng cũng như luyện tập , bạn có thể hoàn hiện khả năng đánh giá mức độ ưu tiên công việc và tạo ra được nhiều giá trị hơn cho sản phẩm và công ty.

© Nguồn: Careerly.vn
Để tìm thêm những nội dung tương tự, bạn có thể đăng ký tham gia cộng đồng người làm công nghệ trên Careerly App tại: https://try.careerly.vn/welcome/

Bài viết Các kĩ thuật đánh giá ưu tiên công việc cần biết đã xuất hiện đầu tiên vào ngày Công ty cổ phần giải pháp công nghệ fanxipan.